Make vs Zapier vs n8n: Quale Scegliere per la Tua PMI

Nel 2026, automatizzare i processi aziendali non è più un lusso riservato alle grandi imprese. Strumenti come Make (ex Integromat), Zapier e n8n permettono a qualsiasi PMI di risparmiare ore di lavoro manuale, ridurre gli errori e scalare senza assumere nuovo personale.

Ma quale scegliere? Dopo aver implementato centinaia di automazioni per clienti italiani, ho accumulato esperienza diretta su quando ciascuno strumento brilla e quando invece diventa un ostacolo. In questa guida ti offro un confronto pratico, basato su dati reali e casi d'uso concreti.

Panoramica Rapida: Cosa Fanno Questi Tool

Tutti e tre gli strumenti servono allo stesso scopo: collegare applicazioni diverse e automatizzare flussi di lavoro ripetitivi. Quando un evento accade in un'app (un nuovo lead arriva, una fattura viene pagata, un ordine viene confermato), il sistema esegue automaticamente azioni in altre app.

Zapier è il pioniere del settore, nato nel 2011. La sua forza è la semplicità: anche chi non ha competenze tecniche può creare automazioni in pochi minuti. Offre il catalogo di integrazioni più vasto del mercato, con oltre 8.000 app supportate.

Make (precedentemente Integromat) è nato nel 2012 in Repubblica Ceca e acquisito da Celonis nel 2022. Si distingue per l'interfaccia visiva che mostra il flusso di dati come un diagramma, permettendo logiche complesse impossibili su Zapier. Costa significativamente meno per volumi elevati.

n8n è il nuovo arrivato (2019), con un approccio open-source e developer-friendly. Può essere installato sui propri server gratuitamente, oppure usato in versione cloud. Offre massima flessibilità ma richiede competenze tecniche maggiori.

Tabella Comparativa: Prezzi, Funzionalita, Limiti

Make: Quando Sceglierlo

Make è la mia raccomandazione principale per la maggior parte delle PMI italiane. Ecco perché:

Punti di Forza

• Prezzo imbattibile: Con 10.000 operazioni a circa 10 euro al mese, costa una frazione di Zapier per volumi medi e alti
• Interfaccia visiva: Vedere il flusso di dati come un diagramma aiuta a comprendere e debuggare automazioni complesse
• Logica avanzata: Router, filtri, iteratori e aggregatori permettono workflow impossibili su Zapier
• HTTP/Webhook nativi: Anche nel piano gratuito puoi integrare qualsiasi API
• Ottimo per e-commerce: Integrazioni eccellenti con WooCommerce, Shopify, Stripe

Casi d'Uso Ideali

• Sincronizzazione bidirezionale tra CRM e altri sistemi
• Workflow con molti passaggi (5+) e logica condizionale
• Integrazione con tool europei e italiani (Fatture in Cloud, Aruba, ecc.)
• Budget limitato con esigenze di volume medio-alto
• Automazione lead generation da fonti multiple

Limiti da Considerare

• Catalogo integrazioni più ridotto di Zapier (ma le principali ci sono tutte)
• Curva di apprendimento leggermente più ripida
• Alcuni trigger hanno ritardi (non sempre real-time)

Zapier: Quando Sceglierlo

Zapier rimane il leader di mercato per buoni motivi. È la scelta giusta in scenari specifici:

Punti di Forza

• Semplicità assoluta: Chiunque può creare un'automazione in 5 minuti, senza formazione
• Catalogo vastissimo: Se un'app esiste, probabilmente è su Zapier
• Affidabilità: Uptime eccellente e supporto enterprise-grade
• AI integrata: Zapier Central permette di creare automazioni con linguaggio naturale
• Documentazione eccellente: Tutorial per ogni integrazione immaginabile

Casi d'Uso Ideali

• Team non tecnici che devono essere autonomi
• Integrazioni con app di nicchia disponibili solo su Zapier
• Automazioni semplici (2-3 step) a basso volume
• Aziende che già usano Zapier e hanno workflow consolidati

Limiti da Considerare

• Costo elevato: Diventa proibitivo sopra i 1.000 task/mese
• Logica condizionale limitata rispetto a Make
• Webhook personalizzati solo nei piani costosi
• Multi-step workflow richiedono piani premium

"Ho migrato un cliente da Zapier a Make e il costo mensile è passato da 180 euro a 35 euro, con le stesse funzionalità. La differenza sta nel modello di pricing."

n8n: Quando Sceglierlo

n8n è un caso a parte. È lo strumento più potente dei tre, ma richiede competenze tecniche significative.

n8n Cloud vs Self-Hosted

n8n Cloud parte da 24 euro/mese con 2.500 esecuzioni. È una buona via di mezzo per chi vuole la potenza di n8n senza gestire server. Tuttavia, per volumi elevati il costo si avvicina a Make senza offrire vantaggi significativi.

n8n Self-Hosted è completamente gratuito e open-source. Puoi installarlo su un VPS da 5-10 euro/mese e avere esecuzioni illimitate. Ma attenzione, il costo reale include:

• Tempo di setup e configurazione (4-8 ore iniziali)
• Manutenzione continua (aggiornamenti, backup, sicurezza)
• Competenze DevOps o costo di un consulente
• Rischio downtime se qualcosa va storto

Casi d'Uso Ideali

• Team con sviluppatori interni che vogliono massimo controllo
• Requisiti di data residency (dati che devono rimanere in Italia/EU)
• Integrazioni custom con API proprietarie
• Budget zero ma competenze tecniche elevate
• Workflow con logica JavaScript complessa

Limiti da Considerare

• Curva di apprendimento ripida per non-sviluppatori
• Catalogo integrazioni più limitato
• Community più piccola rispetto ai competitor
• Supporto ufficiale solo nei piani enterprise

Casi d'Uso per PMI Italiane

E-commerce: Gestione Ordini

Scenario: Quando arriva un ordine su WooCommerce, vuoi creare automaticamente la fattura su Fatture in Cloud, aggiornare il magazzino su un Google Sheet e inviare notifica su Telegram.

Raccomandazione: Make

Workflow a 4 step che su Zapier costerebbe 4 task, su Make costa 4 operazioni. Con 100 ordini/giorno, Zapier richiederebbe il piano da 73 euro/mese, Make quello da 10 euro/mese.

Lead Generation: Sync CRM

Scenario: I lead arrivano da form diversi (sito web, landing page, Facebook Lead Ads) e devono essere centralizzati nel CRM con assegnazione automatica al commerciale giusto.

Raccomandazione: Zapier o Make

Entrambi eccellono qui. Zapier ha più integrazioni native con CRM di nicchia. Make costa meno se hai volumi elevati.

Contabilita: Riconciliazione Automatica

Scenario: Vuoi collegare movimenti bancari (via Plaid o scraping) con fatture emesse per riconciliazione automatica.

Raccomandazione: n8n (self-hosted)

Questo tipo di automazione richiede logica complessa e spesso integrazione con API bancarie che non sono disponibili sui tool no-code. n8n permette di scrivere codice JavaScript custom.

Customer Support: Ticket Routing

Scenario: Email in arrivo devono essere categorizzate automaticamente e assegnate al team giusto, con risposta automatica personalizzata.

Raccomandazione: Make

I router e i filtri di Make permettono logiche if/else complesse impossibili su Zapier senza workaround costosi.

La Mia Raccomandazione per Scenario

Per la maggior parte delle PMI italiane, Make rappresenta il miglior compromesso tra potenza, facilità d'uso e costo. Il catalogo integrazioni copre il 95% delle esigenze comuni, e il risparmio rispetto a Zapier è significativo non appena i volumi crescono.

Zapier rimane la scelta giusta se la semplicità è la priorità assoluta o se servono integrazioni molto specifiche. n8n è per chi ha competenze tecniche e vuole massimo controllo a costo (quasi) zero.